Uvođenje informacijskog sustava uredskog poslovanja te vođenje i arhiviranje dosjea zaposlenika – promjene u poslovanju

Iskoristite savjete i praktične upute koje smo pripremili na stručnom i interaktivnom seminaru u suradnji sa pravnim stručnjakom o pravilima i promjenama u primjeni koje donosi Uredba o uredskom poslovanju i Naputak o brojčanim oznakama pismena te sadržaju evidencija uredskog poslovanja (prvi dio seminara), a u drugom djelu saznajte koja zakonska regulativa iz područja radnog prava nameće određene obveze poslodavcima za prikupljanje i arhiviranje kadrovske dokumentacije.

---

U prvom djelu seminara

Uredbom se uređuju pravila i mjere uredskog poslovanja u obavljanju poslova državne uprave, a naglasak je na digitalizaciji, odnosno uvođenju obveznog informacijskog sustava uredskog poslovanja – javnopravna tijela koja nemaju uspostavljen informacijski sustav uredskog poslovanja (elektronički oblik upravljanja dokumentima) do 1. siječnja 2023. trebale su ga uspostaviti (što znači da trebaju povezati svoje informacijske sustave uredskog poslovanja i službene evidencije te komunicirati primarno elektroničkim putem).

Naputak o brojčanim oznakama pismena te sadržaju evidencija uredskog poslovanja (NN broj 132/21) propisuje klasifikacijski okvir za određivanje klasifikacijskih oznaka, pravila o dodjeljivanju brojčanih oznaka te popis što se upisuje u evidencije uredskog poslovanja, a javnopravna tijela dužna su bila uspostaviti evidencije uredskog poslovanja do 1. siječnja 2023. godine.

Drugi dio seminara

Često osobni dosje zaposlenika sadrži niz dokumenata spremljenih u fizičkom ili digitalnom obliku, a kao što su:

• životopis i molba za zaposlenje,
• kopija svjedodžbe, diplome i ostalih potvrda o stručnom usavršavanju,
• PK-porezna kartica, preslika osobne iskaznice,
• podaci tekućeg račun (kopija bankovne kartice),
• odluka o uspješno završenom probnom radu,
• potvrda o podacima evidentiranim u matičnoj evidenciji osiguranika,
• ugovor o radu i aneksi ugovora o radu,
• odluke o darovima, nagradama i priznanjima,
• dokumenti koji prate obračun plaće i dr.

Temeljem zakonskih odredbi, svaki poslodavac zbog potreba zapošljavanja i priznavanja prava zaposlenika iz radnog odnosa, prikuplja i vodi različitu kadrovsku dokumentaciju. Dokumentacija je često opsežna i sadrži povjerljive osobne i poslovne podatke. Podaci se pohranjuju ili u elektroničkom obliku, kao što su baze podataka kadrovskog informacijskog sustava, ili u dokumentarnom (fizičkom) obliku koji se pohranjuje u osobnoj mapi zaposlenika.

---

Program seminara:

Prvi dio:

• Novine u primjeni Uredbe o uredskom poslovanju
• Naputak o brojčanim oznakama pismena te sadržaju evidencija uredskog poslovanja
• Novi klasifikacijski okvir – primjena od 01.01.2022. (praktični primjeri)
• Novi sadržaj evidencija uredskog poslovanja – primjena od 01.01.2023.
• Primanje, otvaranje i pregled pismena i pošiljki (digitalizacija)
• Evidentiranje pismena u informacijskom sustavu
• Osnovne i pomoćne evidencije uredskog poslovanja
• Klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj (urudžbiranje i klasificiranje)
• Dostava predmeta i pismena u rad – formiranje digitalnih datoteka
• Administrativno-tehnička obrada internih i (ne)upravnih akata

Drugi dio:

• Osobni dosje zaposlenika (podaci i čuvanje)
• Pravne procedure za dobivanje podataka od zaposlenika
• Klasifikacija i čuvanje kadrovske dokumentacije
• Pravna osnova za prikupljanje osobnih podataka
• Podaci za ostvarivanje prava iz radnoga odnosa
• Trajna pohrana propisane evidencije zaposlenika
• Rokovi čuvanja kadrovske dokumentacije
• Brisanje podataka zaposlenika
• Odgovornost za upravljanje i arhiviranje osobnih dosjea

Više info i prijava na linku.