Upravljanje dokumentarnim i arhivskim gradivom u digitalnom i konvencionalnom obliku

Mjesto održavanja:	Zagreb

Prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima tijela javne vlasti dužna su utvrditi pravila i postupke nastajanja izvornog javnog dokumentarnog gradiva u digitalnom obliku, kao i osigurati pretvorbu arhivskoga gradiva koje je u fizičkom ili analognom obliku u digitalni oblik.

Termin održavanja:

Zagreb, 29. veljače 2024. (četvrtak), Hotel International, Miramarska Cesta 24

Vrijeme održavanja:

Početak: od 9,00 h (prijam od 8,30 h)
Očekivano trajanje seminara: 9,00 – 14,00 sati

Predavač:

» Martina Krivić Lekić, ravnateljica Državnog arhiva u Bjelovaru

Kotizacija:

112,50 € (90,00 € + PDV) po sudioniku, a uključuje pisani materijal, olovku i osvježavajući napitak. Drugi i svaki sljedeći sudionik iz istog društva plaća kotizaciju u iznosu od 100,00 € (80,00 € + PDV).

Upravljanje dokumentarnim i arhivskim gradivom u pismohranama

Arhivsko gradivo

Prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima tijela javne vlasti dužna su utvrditi pravila i postupke nastajanja izvornog javnog dokumentarnog gradiva u digitalnom obliku, kao i osigurati pretvorbu arhivskoga gradiva koje je u fizičkom ili analognom obliku u digitalni oblik.

Zakon o službenoj iskaznici (NN, br. 30/23) regulira uvođenje službene iskaznice za zaposlenike državnih tijela u vidu elektroničke, odnosno digitalne kartice kao javne isprave, a za pristup svim bazama podataka i aplikacijama koje svakodnevno koriste za obavljanje poslova (informacijski sustavi trebali bi imati mogućnost povezivanja i razmjene podataka s drugim informacijskim sustavima).

Pravilnikom o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN, br. 105/20) detaljnije se uređuju sva pitanja oko uvjeta i načina stvaranja, čuvanja, obrade, vrednovanja, pretvorbe u digitalni oblik, izlučivanja i predaje dokumentarnog gradiva te načina provjere stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama.

Stvaratelji i posjednici gradiva dužni su nadležnom arhivu dostaviti Popis cjelokupnog dokumentarnog gradiva, njegove ispravke i dopune jednom godišnje sa stanjem na zadnji dan prethodne godine, osim ako od strane nadležnog arhiva nije odobren dulji rok za dostavu podataka.

---

• Koja je funkcija arhiva u javnoj upravi?
• Koje su obveze stvaratelja arhivskog gradiva?
• Koje su upute i procedure kod sređivanja gradiva u pismohranama?
• Kako osigurati dostupnost informacija i dokumentacije?
• Na koji način obraditi i zaštititi arhivsko gradivo?

---

Što su obvezni stvaratelji javnog dokumentarnog gradiva:

• zaštititi, srediti i opisati gradivo koje posjeduju te osigurati prostor pismohrane i/ili informacijski sustav od neovlaštenog pristupa;
• osigurati primjeren prostor za odlaganje i čuvanje gradiva;
• utvrditi pravila i postupke nastajanja izvornog gradiva u digitalnom obliku te osigurati sigurnu pretvorbu arhivskog gradiva u fizičkom ili analognom obliku u digitalni oblik;
• omogućiti uvid u javno arhivsko gradivo strankama;
• obavještavati nadležni arhiv o svim važnijim promjenama na gradivu.

Stvaratelji i posjednici gradiva dužni su izraditi pravila za upravljanje svojim dokumentarnim gradivom kojima se uređuju pitanja organizacije, upravljanja, obrade, odlaganja i čuvanja, izlučivanja i odabiranja, predaje gradiva, kao i pitanja o infrastrukturi informacijskog sustava, njegovom upravljanju i vanjskim uslugama. S pravilima trebaju biti upoznati svi zaposlenici koji sudjeluju u obradi gradiva.

---

Na seminaru će polaznici biti upoznati s propisima i obvezama postupanja s dokumentarnim i arhivskim gradivom, postupcima i pravilima za digitalizaciju gradiva te dobiti upute i smjernice za primjenu u svakodnevnom poslovanju kroz primjere i rješenja iz prakse sa stručnjakom iz ovog područja.

---

Program seminara:

Zakonski okvir

• • arhivski i srodni propisi
  • obveze stvaratelja i posjednika arhivskog gradiva

Postupanje s gradivom kod stvaratelja

• • izrada propisa
  • obrada i opis gradiva u pismohranama
  • odabir i vrednovanje
  • izlučivanje gradiva
  • zaštita i čuvanje gradiva
  • dostupnost gradiva koje sadrži osobne podatke

Evidencije u pismohranama

• • izrada evidencija i popisa
  • dostava popisa
  • primjeri popisa

Primopredaje gradiva arhivu

• • postupci, propisi i dokumentacija
  • rokovi čuvanja – izrada i primjena

Digitalno gradivo

• • upravljanje elektroničkim dokumentima
  • stvaranje i čuvanje gradiva digitalnog gradiva
  • pravila i postupak pretvorbe dokumentarnog i arhivskoga gradiva u digitalni oblik

Primjeri iz prakse, pitanja i odgovori

Pošalji upitPrijavi netočan sadržaj...