Arhiviranje kadrovske dokumentacije – pravni aspekt i rokovi čuvanja

Mjesto održavanja:	Zagreb

Prikupljanje dokumentacije iz radnih odnosa – vođenje i arhiviranje dosjea zaposlenika

Termin održavanja:

Zagreb, 16. prosinac 2022. (petak), Hotel International, Miramarska 24

Vrijeme održavanja:

Početak: od 9,00 h (prijam od 8,30 h)
Očekivano trajanje seminara: 9,00 – 13,30 sati

Predavač:

» Tajana Zlabnik, dipl. iur., odvjetnica

Kotizacija:

850,00 kn / 112,81 € (680,00 kn + PDV) po sudioniku, a uključuje pisani materijal, olovku i osvježavajući napitak. Drugi i svaki sljedeći sudionik iz istog društva plaća kotizaciju u iznosu od 780,00 kn / 103,52 € (624,00 kn + PDV).

Fiksni tečaj konverzije 1 euro = 7,53450 kuna

---

Prikupljanje dokumentacije iz radnih odnosa – vođenje i arhiviranje dosjea zaposlenika

Za kadrovsku administraciju odgovoran je odjel za pravne i kadrovske poslove/odjel ljudskih resursa, koji brine o administraciji podataka i pravnoj usklađenosti, a vodi brigu o prikupljanju dokumentacije vezane za radni odnos, urednom vođenju i arhiviranju dosjea zaposlenika, prijavi i odjavi zaposlenika, organizaciji arhive na razini tvrtke i druge poslove.

Složen i dinamičan posao koji obvezuje na odgovornost o tajnosti podataka iz djelokruga rada, a to je posebno važno jer kadrovski podaci sadrže osobne podatke, odnosno i osjetljive osobne podatke zaposlenika.

---

Često osobni dosje zaposlenika sadrži niz dokumenata spremljenih u fizičkom ili digitalnom obliku, a kao što su:

• životopis i molba za zaposlenje,
• kopija svjedodžbe, diplome i ostalih potvrda o stručnom usavršavanju,
• PK-porezna kartica, preslika osobne iskaznice,
• podaci tekućeg račun (kopija bankovne kartice),
• odluka o uspješno završenom probnom radu,
• potvrda o podacima evidentiranim u matičnoj evidenciji osiguranika,
• ugovor o radu i aneksi ugovora o radu,
• odluke o darovima, nagradama i priznanjima,
• dokumenti koji prate obračun plaće i dr.

---

Arhiviranje kadrovske dokumentacije

Osnove za prikupljanje, obradu i pohranjivanje podataka definirane su u skladu s nizom pravnih propisa, kao što su Zakon o radu, Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima, Zakon o zaštiti na radu, Zakon o provedbi opće uredbe o zaštiti podataka i drugi.

Temeljem zakonskih odredbi, svaki poslodavac zbog potreba zapošljavanja i priznavanja prava zaposlenika iz radnog odnosa, prikuplja i vodi različitu kadrovsku dokumentaciju.

Dokumentacija je često opsežna i sadrži povjerljive osobne i poslovne podatke.

Podaci se pohranjuju ili u elektroničkom obliku, kao što su baze podataka kadrovskog informacijskog sustava, ili u dokumentarnom (fizičkom) obliku koji se pohranjuje u osobnoj mapi zaposlenika.

Poslodavac mora, za svakog zaposlenika, imati određene dokaze koji su u izravnoj vezi s radnim odnosom, ali ih ne smije čuvati suprotno zakonu i dulje nego što je potrebno.

Neki dokumenti čuvaju se relativno kratko, neki samo za vrijeme trajanja radnog odnosa, dok se većina dokumentacije mora čuvati trajno, ali zbog zaštite osobnih podataka (GDPR) pod strožim uvjetima.

---

Prilikom arhiviranja kadrovske dokumentacije, poslodavac je dužan pridržavati se raznih zakonskih propisa koji zahtijevaju prikupljanje određenih podataka:

• koja zakonska regulativa iz područja radnog prava nameće određene obveze poslodavcima za prikupljanje dokumentacije,
• koji su najkraći rokovi što se tiče čuvanja pojedinih dokumenata,
• koju dokumentaciju sadrži osobni dosje, što se u njemu ne smije čuvati i kada zakon dopušta iznimke,
• mogu li se čuvati podaci i dokumenti o zaposleniku bez zakonske osnove,
• kako legalno provesti i dokumentirati proces zapošljavanja i zasnivanje radnog odnosa,
• koje sve evidencije o zaposleniku voditi i koliko ih dugo čuvati,
• što sve o plaćama zaposlenika treba čuvati trajno,
• koji se dokumenti trajno čuvaju u osobnom dosjeu zaposlenika,
• što s pristiglim zamolbama za posao kandidata za radno mjesto bez objavljenog natječaja,
• koliko dugo čuvati dokumente koji nisu trajni i kako ocijeniti rok čuvanja u tim slučajevima,
• koje dodatne obveze nameće GDPR prilikom pohrane dokumenata u osobnim dosjeima,
• kako organizirati pristup podacima iz osobnog dosjea,
• što s dokumentacijom nakon prestanka radnog odnosa?

---

Prilagodite i uskladite svoj sustav za vođenje i pohranu osobnih dosjea zaposlenika i kadrovske evidencije u skladu sa zakonskim propisima. Iskoristite savjete i praktične upute koje smo pripremili na stručnom i interaktivnom seminaru u suradnji sa pravnim stručnjakom.

---

Program seminara:

• Osobni dosje zaposlenika (podaci i čuvanje)
• Pravne procedure za dobivanje podataka od zaposlenika
• Klasifikacija i čuvanje kadrovske dokumentacije
• Pravna osnova za prikupljanje osobnih podataka
• Podaci za ostvarivanje prava iz radnoga odnosa
• Trajna pohrana propisane evidencije zaposlenika
• Osjetljivi podaci zaposlenika
• Utjecaj GDPR-a na arhiviranje kadrovske dokumentacije
• Rokovi čuvanja kadrovske dokumentacije
• Brisanje podataka zaposlenika
• Dokumentacija bivših zaposlenika i obrada podataka
• Pravo zaposlenika na pristup osobnim podacima
• Uvid u pohranjene podatke o zaposlenicima
• Odgovornost za upravljanje i arhiviranje osobnih dosjea
• Pitanja i odgovori sudionika

Pošalji upitPrijavi netočan sadržaj...